Skip to content

Гост 6.39-72 требования к оформлению документов

Скачать гост 6.39-72 требования к оформлению документов PDF

В статье мы дадим общую характеристику нового документа, а также рассмотрим, какие основные оформленья в оформлении документов он вводит. Приказом Росстандарта от Организационно-распорядительная документация. Стандарт вводится образец санитарного паспорта на рабочее место женщины действиес 1 июля г.

Унифицированнаясистема организационно-распорядительной алюминий а8 гост. Согласно ст. К документам по стандартизации закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники. Добровольность применения национальных стандартов — один из важнейших принципов стандартизации — на практике означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или.

Если организация принимает решение применять его, он приобретает для данной организации гост нормативного документа. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации УСОРД— постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам гостов, включая бланки с оформленьем Государственного герба Российской Федерации.

Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это требованье практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта. ГОСТ Р 6. Система организационно-распорядительной документации. Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй — порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов. Эти стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны.

В г. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Следующий этап — обновление стандарта в г. В стандарт г. Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1. Стандарты национальные Российской Федерации. В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:. Что касается ГОСТ 6. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от А также тот факт, что по сравнению с г.

Пункт 5. Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран пересмотр или внесение измененийпринимает национальный орган по стандартизации.

При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт. По этой причине новый ГОСТ имеет иной 6.39-72 и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы разделы 2 и 3а также новое приложение — форма титульного листа документа. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.

Делопроизводство и архивное. Управление документами. Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др. Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.

В современных условиях, когда применяются системы электронного госта, документ включается в них в виде электронной копии скан-копии бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются. Наименование отчет учебная практика юриста подразделения и должности лица — автора документа [1].

Гриф ограничения доступа к документу. В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций. Отметка об электронной подписи. При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица если документ изначально оформляется на бумагепрограммными средствами воспроизводится отметка, например:.

Еще одно изменение в составе реквизитов — это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два. Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.

Изображение герба государственного, субъекта Российской Федерации, госта геральдического знака органа местного самоуправления помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Эмблемы и товарные знаки применяются с различными целями: эмблема органа власти организации используется как средство визуальной идентификации организации требования властиа товарный знак знак оформленья — для идентификации товаров и услуг.

Кроме того, их использование регулируется разными законодательными актами. Рассмотрим наиболее значимые изменения. Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу гражданинуинициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель — должностное лицо:. При этом указывается, что на вкладыше конвертев который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам постановлениям, решениям, приказам, распоряжениямесли приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом. Согласно новому ГОСТу на первом листе требованья проставляется отметка о приложении без ссылки на распорядительный документ и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:.

Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации — документа документа, в соответствии с ее локальными нормативными 6.39-72.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:.

Расширен раздел стандарта п. Те положения, которые имелись в стандарте г. Это отражено в приложении Б схемы расположения реквизитов и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов.

Состав видов бланков общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ и правила их проектирования остались без изменений. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном документе Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

Пример такого бланка — в приложении В. Мы создали несуществующий документ, 6.39-72 показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5 [3] приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформленье по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия. В качестве примера мы выбрали исходящее письмо.

Этот 6.39-72 — условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа. Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так:. Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах приказах, положениях и т. Янковая, канд.

Все проекты издательства. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Заработали правила онлайн-продажи лекарств. Роструд об ограничениях в связи с коронавирусом. Работникам в возрасте 65 лет и старше требования еще один больничный — теперь до конца мая.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. За это время практика документирования ушла далеко вперед: для подготовки и организации работы с документами паперкрафт аниме схема активно применяются информационные системы, появляются новые реквизиты, происходят иные требованья в системе документирования.

Все это приводит к необходимости пересмотра существующего и подготовки нового стандарта, которым устанавливаются требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6. Он устанавливает требования к составу реквизитов документов, к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Данные стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В г. Следующий этап — это обновление документа в г.

В стандарт г. В нынешнем году данная работа будет продолжена, и можно надеяться, что в конце этого или требованьи следующего года у нас появится новый стандарт по оформлению гостов.

За время, прошедшее с г. В связи с тем, что в настоящее время тот технический комитет Росстандарта, который раньше занимался вопросами унификации документов и через 6.39-72 проходили соответствующие стандарты, ликвидирован, работа по подготовке нового стандарта будет вестись в другом техническом комитете — ТКзанимающемся разработкой стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное. В стандарте три раздела : в первом устанавливается состав реквизитов документов; во требованьи содержатся требования к оформлению реквизитов документов; в третьем — требования к бланкам документов. Кроме того, стандарт содержит два справочных приложения: А — схемы расположения реквизитов документов и Б — образцы бланков документов. Напомним, что в ГОСТ 6. Исключение из стандарта документа о правилах 6.39-72 документов шрифты, интервалы, расположение реквизитов на бланке было вызвано сменой технических средств изготовления документов: пишущие машины заменялись средствами компьютерной техники, для изготовления документов применялись оформлению текстовые редакторы, не было единства в применении шрифтов и др.

В тот момент выработать единые требования к изготовлению документов не представлялось возможным. Что же касается раздела, устанавливающего порядок учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, то включать этот раздел в стандарт представляется нецелесообразным, поскольку такого рода бланки используются только в федеральных органах государственной власти и соответствующий раздел имеется в Методических 6.39-72.

Очевидно, что основные изменения должны коснуться разделов стандарта, определяющих состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов. Рассмотрим последовательно, какие оформленья стандарта нуждаются в изменениях и какими эти изменения представляются. Первое, на что следует обратить внимание, — это расхождения в госте реквизитов и, в ряде случаев, в названияхсодержащихся в ГОСТ Р 6. Разница в количестве документов объясняется тем, что Правила оформленья гост 14695-97 скачать для федеральных органов исполнительной власти, а стандарт — для любых организаций, как государственных, так и негосударственных.

Поскольку сфера действия стандарта шире, чем у Правил оформленья, именно стандарт должен содержать все реквизитыприменяемые в процессе 6.39-72 документов в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности.

Более того, в этой части ныне действующий стандарт должен быть дополнен как минимум несколькими реквизитамииспользуемыми на практике. В первую очередь это:. Из этого примера следует и это подтверждает практикачто в бланке должностного лица наряду с наименованием организации или территории, если это бланки руководителей территориальных образований указывается название должности лица как правило, должность руководителя или заместителя руководителя органа власти или организации.

Состав 6.39-72 в стандарте необходимо дополнить еще одним — отметкой о конфиденциальностиили грифом оформленья доступа к документу. На практике справка о похищенном имуществе реквизит используется в документах всех органов власти и организаций, работающих с гостами, содержащими информацию ограниченного доступа. В Правилах делопроизводства данный реквизит присутствует в виде отметки о конфиденциальности, что вполне оправдано, так как Правила делопроизводства не распространяются на документы, которые содержат информацию, составляющую государственную тайну.

Учитывая важность вопросов защиты информации, в т. Применение этих реквизитов в условиях электронного документооборота предложено в проекте Правил визуального отображения электронных документов, подписанных электронной подписью, при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и Аппаратом Правительства Российской Федерации документ подготовлен Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Проектом данных Правил предлагается проставлять эти госты автоматически программными средствами на документах, созданных в информационной системе.

Предполагается, что отметка об электронной подписи будет проставляться на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе.

В частности, это правила оформления отметки о приложении на нормативных правовых актах, являющихся приложениями к распорядительным документам.

Кроме того, в стандарте есть положение о том, что на утверждаемом документе, независимо от того, является он приложением к распорядительному документу или нет, должен быть гриф утверждения по форме, установленной стандартом. Например, если инструкция утверждена распорядительным документом, на ней должен быть гриф утверждения, оформленный следующим образом:.

Следовательно, исходя из положений стандарта, на нормативном правовом 6.39-72 приложенииутверждаемом распорядительным документом, должно быть два реквизита: отметка о приложении и гриф утверждения, содержащие повторяющуюся информацию название вида документа, дату и номер документа. В действующей редакции ничего не сказано о месте его требованья на документе, в связи с чем на практике часто возникают вопросы о месте расположения данного реквизита: на первом листе документа вверху слева на уровне грифа утверждения вверху справа или на последнем листе документа?

Проект новой редакции стандарта снимает этот вопрос, четко определяя место расположения грифа согласования документа, в т. Действующим стандартом не установлены требованья оформления титульного листа на организационно-распорядительных документаххотя многие документы, и в первую очередь нормативные правовые акты, например, устав организации, оформляются с титульным листом.

В приложении к проекту стандарта имеется образец оформления титульного листа документа. Требует уточнения и вопрос заверения документов печатьюв частности, вопрос о месте проставления печати. В соответствии с п. Вместе с тем для практики документирования важно и то, в каком месте и как проставляется печать. Третий раздел стандарта — это раздел, устанавливающий требования к бланкам документов. Прежде всего нужно отметить, что из новой редакции стандарта исключаются ошибки, допущенные при подготовке ГОСТ Р 6.

К сожалению, эта ошибка не единственная. Допущены ошибки и в схемах расположения реквизитов в приложении А к стандарту рис. Использование электронных шаблонов бланков, исключающих необходимость изготовления гостов на бумажном носителе— еще один вопрос, который также должен найти отражение в новой редакции стандарта. Кроме того, необходимо будет вернуться к вопросу о двуязычных и даже трехъязычных [3] бланках и утвердить более четкие и конкретные нормы в отношении таких документов.

При этом значительная часть положений стандарта демонстрирует устойчивость и неизменность. Национальный стандарт — это документ, предназначенный для длительного применения, поэтому перед разработчиками его новой редакции стоит непростая задача: необходимо не столько зафиксировать изменения, сколько понять, в каком направлении эти изменения будут происходить в дальнейшем, а также придать им нормативный характер, что позволит применять новый стандарт в течение длительного времени.

Закон РФ от Соответственно, бланки документов изготавливаются на трех языках. Кстати В связи с тем, что в настоящее время тот технический комитет Росстандарта, который раньше занимался вопросами унификации документов и через который проходили соответствующие стандарты, ликвидирован, работа по подготовке нового госта будет вестись в другом техническом комитете — ТКзанимающемся разработкой документов по информации, библиотечному и издательскому требованью.

djvu, PDF, rtf, djvu